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その時は突然やってくる。

部下が亡くなったとき、会社のデジタル遺品はどう扱うのか https://tech.nikkeibp.co.jp/atcl/nxt/column/18/00688/051700017/ 

会社として物品を貸与していたからといって、
すでになくなっていたとしても個人の情報を勝手に見ることは出来ないのですが、
そこには仕事上のEmailも含まれています。

いろいろ記事にはかいてありますが、

なくなっている時点で
パソコン上に保存されているものを個人のものと判断するのは非常に難しく、
貸与した機器に入っているデータは全消去してしまう以外の道はないものと考えてください。
(機器や業務ソフトは理屈上はそのまま使えたとしてもデータの判断を本人がつけられない時点で理論上アウトと考えなければならない。)

Windowsの場合は通常ユーザモードで使用していればユーザ削除+ユーザが使っていたデータ削除となりますが、非常に手順が多くミスしたときに非常に面倒臭いことになるため、
初期化して業務ソフト入れたほうが早く間違いがないと思います。

運用として簡単なところでは以下を検討すべきでしょう。
・データへの権限は管理者を含めて複数人もっているようにする
・個人と管理IDは分けて運用する
・管理者IDの移管手順を定めておく
・個人IDはもれなくすべてRevoke→削除出来るようにする
・重要なメールはCCかBCCにグループまたは上司のアドレスを入れる
・メールがサーバ上に自動保管されるようにする

さらに、
遺族に落ち着いて何の返却が必要かを伝えるために、
・貸与していて返却が必要な物のリストアップ
・責任者の連絡先
は準備しておいてください。
(突然であればあるほど遺族に連絡先を調べる余裕はありません)

事故にあい生死不明のときに「貸与しているものは無事か」と親族に問い合わせて遺恨を残すこともよく聞きます。
焦らず対応できるように緊急時のルールは定めておくのが良いでしょう。